Criação de imagem electrónica de cada página do documento e respectiva compressão para ocupar menos espaço em disco. Esta digitalização pode incluir um lote de páginas e/ou documentos, que podem ser catalogados no momento da digitalização ou posteriormente.

As imagens são armazenadas em disco magnético ou óptico, dependendo do sistema implementado na organização.

Consulta das imagens arquivadas, com recurso às funcionalidades de rotação, zoom, impressão, modo “filme”, etc.

As imagens são organizadas em processos e seus documentos, sendo escolhido um tipo para cada documento. No processo de digitalização pode realizar-se a catalogação das páginas para um ou mais documentos ou simplesmente criar um lote de páginas e posteriormente realizar a catalogação.

Possibilidade de anotar os documentos sem alterar as imagens.

Todas as movimentações dos documentos são devidamente registadas, para que em qualquer momento seja possível verificar quais os estados pelos quais o documento passou e quais os utilizadores que intervieram no seu processamento.

O GISdoc permite definir percursos de processos controlados, de tal forma que, iniciado um processo, o seu encaminhamento é automático. Em cada momento é possível consultar o estado de um determinado processo (que manipulações já sofreu, quando e por quem).

O GISdoc disponibiliza, para os utilizadores a quem foram atribuídos privilégios especiais de administração, um conjunto de funções de configuração e de auditoria que lhes permite criar utilizadores e seus privilégios, tipos de documentos, tipos de páginas, percursos de expediente, etc.